Organisaties die steeds intensiever werken met Microsoft 365 zien tegelijkertijd een andere trend: data stapelt zich op zonder dat iemand precies weet wat er nog nodig is of wat er eigenlijk mag blijven. Het is alsof je zolder vol begint te lopen, terwijl je niet weet wat je moet bewaren en wat weg kan. En ondertussen zit je mailbox en SharePoint-omgeving bijna vol met alle risico’s van dien.
“Wat wij steeds vaker zien”, zegt Floris van Miert, algemeen directeur van DataRely, “is dat organisaties alleen naar de productieomgeving van Microsoft 365 kijken en vergeten wat er daarachter gebeurt. Ze hebben het over back-up en data governance, maar vergeten de archivering. Dat kan grote financiële gevolgen hebben.”
Waarom archivering zo belangrijk is
Microsoft 365 biedt een enorme hoeveelheid opslagruimte, maar die is niet gratis en niet onbeperkt. Iedere organisatie krijgt een quota per gebruiker en per tenant. Zodra je daar bovenuit groeit, kan dat fors doorrekenen, zonder waarschuwing vanuit Microsoft vooraf. Dat voelt niet alleen pijnlijk, het is pijnlijk.
Microsoft biedt wel archiveringsfeatures binnen Microsoft 365 waarmee je inactieve data verplaatst naar een archieftoestand, zodat het niet meer meetelt voor de actieve opslagquota en toch vindbaar blijft. Archivering betekent niet dat de data meteen weg is; het betekent dat je het netjes, veilig en toegankelijk bewaart, maar op een plek die je structuur niet in de weg zit. En dat je opruimt. Wat niet meer bewaart hoeft te worden, moet verwijderd worden.
Het verschil tussen archiveren en bewaren
Veel organisaties denken bij archiveren automatisch aan iets dat ooit klaar is. In de context van Microsoft 365 is archivering echter onderdeel van een geautomatiseerde bewaar life cycle. Je wilt niet eindeloos alles opslaan, maar je wilt ook voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals bewaartermijnen uit de Archiefwet of AVG-vereisten voor persoonsgegevens.
Met de juiste archiveringsstrategie kun je:
- oudere projectdata verplaatsen naar een archief zodat het niet actief in je productieomgeving staat
- bewaartermijnen automatisch toepassen op documenten en e-mail
- archiefdata beschikbaar houden voor juridische of compliance-doeleinden zonder dat het je quota kost
- een betere structuur en vindbaarheid voor de toekomst inrichten
- geautomatiseerd opruimen van de data. De ‘retentie’ wordt vastgesteld volgens wetgeving en/of intern beleid en data die wordt volgens die condities verwijderd.
Dat klinkt eenvoudig, maar zonder beleid en automatisering ontstaat precies dat probleem waar Floris het over heeft: data groeit, quota worden overschreden en niemand heeft grip op wat er werkelijk moet blijven.
“Archivering is niet een technisch detail dat je later even regelt. Het bepaalt of je grip houdt op je data, of je onverwachte kosten krijgt en of je kunt aantonen dat je compliant bent. Een goed archiveringsbeleid maakt je toekomstbestendig, overzichtelijk en financieel slimmer.”
Floris van Miert, algemeen directeur DataRely
Hoe DataRely archivering aanpakt
Volgens Floris gaat het bij archivering niet om het simpelweg wegzetten van data. Het gaat om het intelligent beheren van informatie met behoud van gebruikerservaring en compliance:
- Analyse van de huidige situatie
Allereerst brengen we in kaart hoe jouw Microsoft 365-omgeving is opgebouwd: welke data staat waar, hoeveel ruimte neemt het in en welke data komt in aanmerking voor archivering. Vergelijk het met de oude gewoonte data “op zolder zetten”, je wilt het bewaren, maar niet eerder onnodig laten meesjouwen.
- Automatisering op basis van retentie en labels
In plaats van een handmatige archiveringsroutine maken we het proces automatisch. Door retentie-labels te koppelen aan bestandssoorten of locaties zorgen we ervoor dat data na een vooraf bepaalde periode automatisch wordt verplaatst. Dat betekent geen losse acties meer door medewerkers, de techniek doet het voor je. - Vastleggen en controleren van bewaartermijnen
Organisaties hebben te maken met verschillende bewaartermijnen. Financiële documenten moeten vaak jaren bewaard worden, andere informatie juist korter. Door dit te automatiseren voorkom je dat belangrijke informatie onbedoeld wordt verwijderd en verklein je het risico op compliance-fouten. - Vasthouden van gebruikerservaring
Zelfs nadat data is gearchiveerd, blijft het vindbaar. Gebruikers zien geen abrupte verandering; de zoekervaring voelt hetzelfde. Het verschil is dat de data niet langer onderdeel is van de “productieve” opslag en dus je quota en performance niet belast.
Dit hoeft geen langdurige exercitie te zijn. De analyse zelf duurt gemiddeld ongeveer drie dagen. De uitkomst is een helder rapport met aanbevelingen. Wil je daarna verder met DataRely, dan kan dat; wil je dat niet, dan heb je in elk geval inzichten die je zelf kunt benutten om je archivering te verbeteren.
Financiële en operationele voordelen
Archivering is niet alleen een compliance-zaak. Er zijn ook stevige operationele en financiële voordelen:
- Lagere opslagkosten
Door grote hoeveelheden inactieve data te archiveren scheid je wat actief moet blijven van wat passief mag zijn. Dit kan leiden tot significant lagere opslagkosten.
- Meer overzicht en controle
Wanneer data netjes is gelabeld en geautomatiseerd wordt beheerd, krijgt je IT-organisatie meer overzicht en minder ad-hoc ondersteuningsvragen.
- Betere compliance en audit readiness
Bewaartermijnen zijn niet vrijblijvend. Met geautomatiseerde archivering kun je aantonen dat je processen hebt ingericht die voldoen aan regelgeving zoals de Archiefwet en AVG.
Wat gebeurt er als je het niet regelt?
Als je niets onderneem om je data te managen en je bijvoorbeeld geen archiveringsbeleid hebt, dan loop je vroeg of laat tegen dezelfde problemen aan die we al zagen bij opslagquotum en wildgroei:
- je betaalt onverwachte, soms exorbitant hoge opslagkosten omdat je quota overschrijdt.
- je hebt geen overzicht van wat waar staat.
- bewaartermijnen worden inconsistent nageleefd.
- het risico op datalekken of compliance-fouten stijgt.
- restoren wordt steeds lastiger gezien de grote hoeveelheden data.
Met archivering richt je niet alleen je data op orde, maar beheer je het op een manier die smart, compliant en financieel verantwoord is.
Aan de slag of een vrijblijvende check? Neem contact op.
