Een ISO-certificering behalen is voor veel organisaties een belangrijk moment. Maar wat gebeurt er daarna? Hoe zorg je ervoor dat processen niet langzaam verwateren, documenten verouderen en de volgende audit opnieuw voelt als een groot project?
Op dat punt vonden DataRely en Solvware elkaar. Beide organisaties zijn een strategisch partnerschap gestart waarin begeleiding, proceskennis en software samenkomen. Het doel: organisaties niet alleen helpen bij certificering, maar ook zorgen dat kwaliteit, informatiebeveiliging en compliance structureel onderdeel worden van de dagelijkse praktijk. Waardevol in de markt!
Zo ziet dat er in praktijk uit
DataRely begeleidt organisaties bij certificeringen zoals ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510 en helpt processen inhoudelijk opzetten, implementeren en borgen. Solvware levert met SolvISMS en SolvCRM+ de software waarin organisaties processen, bewijslast en compliance structureel kunnen registreren, beheren en inzichtelijk houden.
‘Normaal gesproken eindigt begeleiding vaak bij of kort na certificering’, vertelt Ronald Everduim, technisch directeur bij DataRely. ‘Maar de borging daarna gaat natuurlijk gewoon door. Wat we samen met Solvware toevoegen, is dat organisaties niet alleen een certificaat halen, maar ook een werkende omgeving hebben die blijft leven. Met andere woorden: geen eenmalig project, maar een systeem dat dagelijks ondersteunt en continu meegroeit.
‘Je wilt niet dat certificering na een jaar opnieuw een project wordt. Het moet onderdeel worden van hoe je dagelijks werkt.’
Ronald Everduim, technisch directeur DataRely
Hoe een samenwerking vanzelf ontstond
De samenwerking tussen DataRely en Solvware ontstond niet vanuit een strak uitgedacht businessplan, maar vanuit de praktijk. Patrick Krijnen, oprichter en eigenaar van Solvware, en Floris van Miert, algemeen directeur van DataRely, kenden elkaar al langer als ondernemers. Toen Solvware zelf aan de slag ging met ISO-certificering, ontstond vanzelf een nauwere samenwerking.
‘We waren aan het onderzoeken hoe we onze eigen certificering vorm konden geven’, vertelt Patrick Krijnen van Solvware. ‘Tegelijkertijd waren we intern al bezig met de ontwikkeling van ons ISMS-platform. Toen Ronald en Floris zagen wat wij daarin deden, ontstond al snel een mooi gesprek met de vraag of we hier niet samen iets mee moesten.’ Ook Ronald zag direct de potentie. ‘Ik heb Solvware begeleid bij hun ISO 27001- en ISO 9001-traject waar ze inmiddels voor geslaagd zijn. Tijdens dat proces leerden we hun systemen steeds beter kennen. Toen dachten we eigenlijk al snel: dit zou voor veel meer organisaties moeten werken.’
Waar organisaties écht wakker van liggen
Want laten we eerlijk zijn: de meeste organisaties liggen niet wakker van compliance op zichzelf. Ze liggen wakker van alles wat erbij komt kijken. Staan alle processen nog goed geregistreerd? Zijn verbeterpunten opgepakt? Is de bewijslast compleet? En wat gebeurt er als de medewerker die “altijd alles weet” wegvalt?
Patrick ziet dat patroon vaak terug. ‘Nogal wat organisaties maken na certificering een inhaalslag richting de audit. Terwijl je juist wilt dat het een continu proces wordt. Niet afhankelijk van mensen, maar ondersteund door een systeem dat automatisch inzicht creëert.’ Het partnerschap tussen DataRely en Solvware richt zich precies op dat probleem. ‘Vooral voorspelbaarheid’, zegt Ronald. ‘Er is veel tijd en geld geïnvesteerd in certificering. Daarna verdwijnt het vaak weer naar de achtergrond. Terwijl je juist helderheid wilt over waar je staat, welke acties nodig zijn en hoe je compliant blijft.’
Kennis én software: juist die combinatie maakt het verschil
De kracht van het partnerschap zit volgens beide partijen in complementariteit.
DataRely brengt de inhoudelijke kennis rondom ISO 27001, NEN 7510, ISO 9001 en NIS2. Solvware levert de systemen waarin processen, registraties en bewijslast duurzaam worden vastgelegd. ‘Wij geloven niet dat software alleen voldoende is’, zegt Patrick eerlijk. ‘Een systeem goed inrichten vraagt om kennis en begeleiding. Daar ligt, vanuit inhoudelijke expertise, juist de kracht van DataRely. ’Andersom geldt hetzelfde. ‘Je kunt processen natuurlijk in een map vastleggen’, zegt Patrick. ‘Maar beter is het om ze te beheren in een ISMS. En aanvullend daarop geeft SolvCRM+ extra registratie en verantwoording, bijvoorbeeld rondom HR-assets, teams en andere procesinformatie.’
Volgens Ronald maakt die combinatie inderdaad het verschil. ‘Begeleiding en platform worden gecombineerd. Daardoor wordt het echt een dagelijks systeem om mee te werken.’
Van losse documenten naar een werkend proces
In de praktijk betekent dit dat organisaties niet langer afhankelijk zijn van losse documenten, spreadsheets of medewerkers die ‘in hun hoofd’ weten wat er moet gebeuren. Waar processen traditioneel vaak in mappen of losse registraties worden bijgehouden, maakt SolvISMS deze informatie structureel inzichtelijk. ‘Je kunt processen natuurlijk in een map vastleggen’, zegt Patrick. ‘Maar beter is het om ze te beheren in een ISMS. Daarmee creëer je inzicht over tijd, maak je processen minder afhankelijk van mensen en voorkom je dat je richting een audit opnieuw een grote inhaalslag moet maken.’ Volgens Ronald zorgt die combinatie van begeleiding én software ervoor dat organisaties niet meer hoeven te improviseren. ‘Je hebt continu helder waar je staat, welke acties nodig zijn en wat nog aandacht vraagt. Dat geeft voorspelbaarheid.’
Niet alleen certificeren, maar ook slimmer organiseren
De samenwerking gaat overigens verder dan alleen ISO-certificering. SolvCRM+ helpt organisaties om aanvullende procesinformatie slim vast te leggen, van teamregistraties en HR-assets tot meldingen en workflows. ‘Vaak willen organisaties tijdens certificering meer registreren dan alleen het verplichte stuk’, zegt Patrick. ‘Dan wil je bijvoorbeeld meldingen kunnen krijgen, klanten inzicht geven of procesinformatie koppelen. Daarin vullen SolvCRM+ en SolvISMS elkaar goed aan.’ Ronald ziet daarin ook een belangrijk voordeel voor de toekomst. ‘Ik ben momenteel veel bezig met NIS2 en wil dat ook gaan implementeren in SolvISMS. Zo groeit het systeem mee met nieuwe normen en ontwikkelingen, in plaats van dat organisaties telkens opnieuw moeten beginnen.’
‘Software alleen is nooit genoeg. Je hebt ook de juiste kennis en begeleiding nodig. Juist daarom werkt deze samenwerking zo goed: DataRely brengt de inhoud, wij zorgen dat organisaties het duurzaam kunnen borgen.’
Patrick Krijnen, oprichter en eigenaar Solvware
Meer grip, minder losse systemen
Een ander belangrijk voordeel zit in de manier waarop Solvware software ontwikkelt. Waar organisaties vaak werken met losse tools, spreadsheets en verschillende licenties, brengt Solvware processen samen in één omgeving. ‘Een van de grootste problemen bij organisaties is de afhankelijkheid van verschillende systemen’, zegt Patrick. ‘Dat voorkom je nooit honderd procent, maar met SolvISMS en SolvCRM+ kun je daar wel enorm veel in wegnemen.’ Daarbij speelt ook betaalbaarheid een rol. ‘Veel bestaande pakketten missen nét iets of zijn ontzettend prijzig’, vult Ronald aan. Patrick: ‘Onze prijs-kwaliteitverhouding is daarin echt sterk. Wij werken bovendien niet per gebruiker, maar per organisatie. Dat maakt het schaalbaar.’
Samen slimmer blijven verbeteren
Wat deze samenwerking volgens Patrick onderscheidt van andere partijen in de markt, is dat beide organisaties belang hebben bij het succes op de lange termijn. ‘Wij optimaliseren het systeem continu, terwijl DataRely de inhoudelijke verbeteringen vanuit certificering en audits meeneemt. Daardoor ontstaat constante verbetering in plaats van stilstand.’ Dat sluit ook aan op toekomstige ontwikkelingen. Zo wordt momenteel al gekeken naar verdere ondersteuning rondom NIS2. Ronald: ‘Ik ben de laatste weken veel bezig met NIS2 en wil dat ook gaan implementeren in SolvISMS. Daarmee groeit het pakket steeds verder mee met nieuwe normen en ontwikkelingen.’
Een partnerschap gebouwd op dezelfde manier van werken
Naast inhoudelijke complementariteit speelt ook de persoonlijke klik een rol.
‘Wij zijn allebei heel feitelijk ingesteld’, zegt Patrick. ‘We werken procesmatig, praktisch en houden van duidelijkheid. Daardoor verloopt communicatie heel soepel. Die manier van samenwerken merken klanten straks ook. Minder losse schakels, kortere lijnen en sneller inzicht in wat nodig is.’ Voor organisaties die serieus werk willen maken van certificering én borging, biedt het partnerschap daarmee iets fundamenteels: rust.
Niet alleen vandaag. Maar ook bij de volgende audit.
Meer weten of verder praten? Neem contact met Ronald op via 076 303 0044 of stuur een e-mail naar info@datarely.nl.
