Solvware: grip op ISO en processen begint bij één goed systeem 

Voor veel organisaties stopt het werk niet bij het behalen van een ISO-certificering. Juist daarna begint de echte uitdaging: hoe houd je overzicht, blijf je compliant en weet je zeker dat alles op orde is wanneer de volgende audit eraan komt? 

Solvware herkende die behoefte vanuit de praktijk. ‘Ik kan me goed voorstellen dat je wakker kunt liggen als er weer een audit aankomt’, vertelt Thessa Backx, directieassistente bij het bedrijf. ‘Waar sta je op dat moment? Is alles nog op orde? Wat moet er nog gebeuren? Ons ISMS-platform (een systeem waarin je je ISO-processen beheert en bewaakt) speelt precies op dat vraagstuk in. Het biedt structuur, overzicht en continu inzicht in de status van je organisatie.’ 

Van eigen behoefte naar concrete oplossing 

De basis van het ISMS-platform ligt in de eigen ontwikkeling van Solvware. Het bedrijf werkt met SolvCRM+, een alles-in-één bedrijfsbeheersysteem waarin processen, projecten en data samenkomen. ‘Onze hoofddienst is SolvCRM+. Daarin zit eigenlijk alles rondom je bedrijfsvoering: van projectmanagement tot taken en leadbeheer’, legt Thessa uit. ‘Toen wij zelf met ISO aan de slag gingen, merkten we dat we bepaalde ISO-specifieke onderdelen ook moesten vastleggen.’ De keuze lag voor de hand. ‘Onze filosofie is: alles wat we nodig hebben, bouwen we in ons eigen systeem. Zo is het ISMS ontstaan als uitbreiding binnen SolvCRM+.’ Wat begon als een interne oplossing, groeit inmiddels serieus door. ‘We zijn het ISMS-deel nu ook los aan het trekken, zodat organisaties het ook kunnen gebruiken zonder het volledige CRM-systeem.’ 

Alles op één plek, zonder losse tools 

Veel organisaties werken met verschillende systemen naast elkaar. CRM, projectmanagement, losse documenten en Excelbestanden. Dat zorgt voor versnippering en fouten. ‘Voor je het weet heb je heel veel verschillende licenties lopen’, zegt Thessa. ‘En vaak betaal je per gebruiker. Dan loopt het snel op.’ Solvware pakt dat anders aan voor hun klanten. ‘Wij werken met één systeem voor de hele organisatie en rekenen niet per gebruiker. Dat maakt het schaalbaar en overzichtelijk.’ 

Daarnaast blijft alle data centraal beschikbaar. Geen losse registraties, geen dubbel werk, maar één waarheid binnen de organisatie.

Continu inzicht in je ISO-status

Het ISMS-platform zorgt er bovendien voor dat organisaties niet meer hoeven te zoeken naar informatie of handmatig lijsten bijhouden. ‘Je ziet precies welke onderdelen nog aandacht vragen’, legt Thessa uit. ‘Alles wordt vastgelegd en gelogd. Dat helpt enorm richting de audit en de bewijslast.’ Waar organisaties normaal werken met losse documenten en checklists, ontstaat nu een centraal overzicht. ‘Je weet waar je staat en wat je nog moet doen. Dat geeft rust en controle.’ Juist dat voorkomt dat organisaties vlak voor een audit moeten terugzoeken of alles nog klopt. 

Gebouwd vanuit de praktijk 

De behoefte aan een ISMS-oplossing kwam niet alleen vanuit Solvware zelf. Ook klanten gaven aan dat ze hier behoefte aan hadden. ‘We hoorden van klanten die al ISO-gecertificeerd zijn dat ze dit soort zaken goed willen registreren in hun systeem’, zegt Thessa. ‘Dat maakt het platform praktisch en toepasbaar. Geen theoretisch model, maar een oplossing die aansluit op hoe organisaties daadwerkelijk werken.’ 

‘Je wilt gewoon weten waar je staat met je ISO en wat er nog moet gebeuren. Dat inzicht geeft rust en controle.’ Thessa Backx, directieassistente bij Solvware. 

Nederlandse software, volledige controle 

Solvware onderscheidt zich ook in de manier waarop de software wordt ontwikkeld en gehost. ‘Wij zijn een volledig Nederlandse partij. Alles wordt in-house ontwikkeld en onze data staat op Nederlandse servers’, benadrukt Thessa. Voor organisaties die bewust omgaan met data en afhankelijkheid van buitenlandse partijen, is dat een belangrijk voordeel.

Van complexe processen naar werkbare structuur 

Wat Solvware in basis doet, is bestaande processen opnieuw vormgeven. ‘We geven eigenlijk een nieuw jasje aan processen die al heel lang bestaan, maar vaak op een logge manier’, zegt Thessa. ‘Wij maken ze toegankelijker en beter toepasbaar.’ Dat geldt ook voor ISO. Waar het vaak voelt als een administratieve last, maakt het ISMS-platform het overzichtelijk en beheersbaar.