Solvware had nog geen ISO-certificering, maar merkte dat de behoeft hieraan vanuit de markt groeide. ‘Wij kregen die vraag steeds vaker vanuit bestaande klanten’, vertelt Thessa Backx, directieassistente bij Solvware. ‘Daarnaast zagen we ook dat we zonder certificering een deel van de markt niet konden bereiken. Op het moment dat je die stempel hebt, gaat er echt een nieuwe markt, en daarmee extra doelgroep voor je open.’ De aanleiding lag dus niet in wet- of regelgeving, maar in de praktijk. Klanten stelden hogere eisen en verwachtten aantoonbare kwaliteit en zekerheid rondom data en processen.
Op zoek naar échte begeleiding
Voor Solvware was al snel duidelijk dat ze dit traject niet alleen wilden doen. Toch bleek het vinden van de juiste partner niet direct eenvoudig. ‘We hebben met meerdere partijen aan tafel gezeten, maar dat was nooit echt de juiste match. Vaak bleef het bij de opsomming van een lijstje met wat we moesten doen. Terwijl wij juist behoefte hadden aan begeleiding in hoe we het moesten aanpakken en iemand die ook echt meewerkt.’ Die behoefte aan praktische ondersteuning werd doorslaggevend in de keuze voor DataRely.
Van eerste gesprek naar samenwerking
De kennismaking ontstond tijdens een netwerkontbijt. ‘Floris (red. algemeen directeur DataRely) pitchte daar over ISO en dat sprak me direct aan. Omdat het bij ons al speelde, heb ik hem uitgenodigd om langs te komen. Vanaf het eerste gesprek voelde het goed. Het klopte gewoon.’ Wat volgde was een traject waarin niet alleen werd geadviseerd, maar daadwerkelijk werd samengewerkt. ‘Ronald (red. technisch directeur DataRely) is hier ook intern geweest en we hebben daarnaast veel contact op afstand gehad. Samen met Patrick hebben we alles doorgenomen en vertaald naar onze organisatie. Ronald heeft veel van onze beleidsstukken opgesteld, waarna wij konden controleren of het echt aansloot op hoe wij werken. Hij weet precies hoe je zulke documenten opstelt, zodat een auditor ziet wat hij moet zien.’
Een professionaliseringsslag binnen het hele bedrijf
Inmiddels is Solvware ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd. Dat heeft impact gehad op meerdere vlakken. ‘Intern zijn we echt volwassener geworden als organisatie. Onze basis stond al goed, maar door dit traject ga je toch kritischer naar je processen kijken en voer je alles strakker door. Dat is echt een professionaliseringsslag geweest.’
Ook binnen het team wordt die structuur gewaardeerd. ‘Onze developers werken graag volgens duidelijke richtlijnen. Dus hoewel er strengere regels zijn gekomen, geeft dat juist ook duidelijkheid en houvast.’ Solvware werkt veel direct met ondernemers en organisaties in het MKB. Juist daar speelt efficiëntie een grote rol. Die focus op processen en structuur sloot goed aan bij het traject. ‘We hadden al veel vastgelegd in ons eigen systeem. Daardoor konden we ook sneller stappen zetten richting certificering, omdat de basis al stond.’
Samen doen, snel schakelen
De samenwerking met DataRely kenmerkt zich volgens Thessa door betrokkenheid en flexibiliteit. ‘Toen we op een gegeven moment merkten dat we het met bepaalde werkzaamheden qua hoeveelheid tijd niet gingen redden, hebben we aan de bel getrokken. Er is toen snel geschakeld en Ronald heeft extra uren gemaakt om ons te helpen. Het was echt samen doen, niet alleen aangeven wat er moest gebeuren.’ Ze vat de samenwerking samen in drie woorden: ‘Samen, hands-on en snel schakelen.’ Ook de persoonlijke klik speelde een rol. ‘Ronald is heel kundig en prettig in de omgang. Hij past goed binnen onze wereld. Het is best kwetsbaar om je organisatie zo open te stellen, maar dat voelde veilig.’
Een traject dat intensiever bleek dan verwacht
Het eindresultaat is behaald: Solvware is gecertificeerd. Tegelijkertijd bleek het traject intensiever dan vooraf ingeschat. ‘We hebben aanzienlijk meer uren gemaakt dan we hadden begroot.’ Die extra inspanning had impact, maar was volgens Thessa ook deels verklaarbaar. ‘We zijn gestart met het idee om meer zelf te doen. Op een gegeven moment merkten we dat dat niet ging en hebben we extra ondersteuning gevraagd. Dan zie je dat het traject ook groeit in aantal uren.’ Ondanks die ervaring kijkt Solvware positief terug op de samenwerking. ‘Het gevoel is goed. Je zit samen in zo’n traject en maakt het ook samen af.’
Blijven ontwikkelen met een sterke basis
Hoewel de certificering inmiddels is behaald, blijft Solvware doorontwikkelen. ‘We blijven werken aan de verbeterpunten die uit de audits zijn gekomen.’ Een belangrijk onderdeel daarin is het gebruik van een goed ondersteunend systeem. ‘Alles wordt bij ons vastgelegd en gelogd. Dat helpt enorm richting de audit en de bewijslast. Het systeem laat ook zien waar nog aandacht nodig is, zodat je continu blijft verbeteren.’ Voor andere organisaties heeft Thessa dan ook een duidelijke aanbeveling: ‘DataRely heeft ons enorm geholpen met kennis en begeleiding. Dus dat is een aanrader. En zorg zelf voor een goed achterliggend systeem. Dat maakt zo’n traject niet alleen gemakkelijker, maar ook een stuk gemakkelijker te onderhouden na afloop.’
‘Intern zijn we echt volwassener geworden als organisatie. Onze basis stond al goed, maar door dit traject zijn we kritischer naar onze processen gaan kijken en hebben we alles strakker ingericht.’ Thessa Backx, directieassistente bij Solvware
