Je datalandschap van je Microsoft 365-omgeving voelt misschien veilig en overzichtelijk. Iedereen werkt in Teams, bestanden staan netjes in SharePoint, en collega’s kunnen overal bij. Tot je een laag dieper kijkt. Dan blijkt dat Microsoft 365 in veel organisaties is uitgegroeid tot een bedrijventerrein waar iedereen sleutels heeft laten bijmaken, deuren openstaan en bezoekers binnenkomen die niemand meer op de radar heeft. Microsoft 365 versnelt samenwerking, maar zonder governance ontstaat een omgeving waarin data ongecontroleerd rondzwerft. Microsoft heeft hiervoor wel oplossingen, maar biedt deze niet proactief aan. En daar ontstaan risico’s die je pas ziet wanneer het te laat is.
De blinde vlek die bijna elke organisatie heeft
Floris van Miert, algemeen directeur van DataRely, ziet het in vrijwel elk gesprek terug. “Organisaties dénken dat ze grip hebben. Tot we inzichtelijk maken wie er toegang heeft, waar data staat en hoeveel er onbewust wordt gedeeld.”
Wat bedrijven missen? Niet de techniek. Inzicht, daar gaat het om.
Die blinde vlek zit niet in één hoek van de organisatie. Hij ontstaat stap voor stap, door groei, door samenwerken, door keuzes die ooit logisch waren. Pas als je ze naast elkaar legt, zie je wat er ontbreekt. Dit zijn duidelijke signalen, rode vlaggen eigenlijk:
- Je weet niet waar je data staat
Oude projectmappen, oude Teamsites, persoonlijke OneDrives: data verspreidt zich sneller dan iemand kan bijhouden. Vaak staat gevoelige informatie op plekken waar niemand het verwacht. - Je weet niet wie toegang heeft
Externe gasten uit oude samenwerkingen, tijdelijke medewerkers die nooit zijn verwijderd, oud-werknemers met volledige toegang. Het voelt als een uitzondering, maar het is dagelijkse praktijk. - Je weet niet wat medewerkers delen
Over-sharing is een onderschat risico. “Een externe partner die een document deelt met een nieuwe collega, die het weer verder deelt… je hebt binnen een paar stappen een datalek zonder dat iemand het doorheeft,” vertelt Floris. - Je weet niet of er persoonsgegevens staan waar ze niet mogen staan
In veel omgevingen bevinden AVG-gevoelige gegevens zich op plekken zonder de juiste beveiliging of rechtenstructuur. - Je weet niet welke Teamsites en SharePoint-omgevingen allang hadden moeten worden opgeschoond
Zonder life cycle management ontstaat wildgroei: inactieve Teams blijven bestaan, documenten blijven toegankelijk en rechten blijven actief. Dat vergroot risico’s én verwarring.
Samen zorgen deze blinde vlekken ervoor dat organisaties dénken dat alles onder controle is, terwijl dat in werkelijkheid niet zo is. En dit zijn slechts een paar voorbeelden van rode vlaggen.
“Veel organisaties denken dat ze grip hebben op hun data. Tot zichtbaar wordt wie er allemaal toegang heeft en wat er (on)bewust wordt gedeeld.”
Floris van Miert, algemeen directeur DataRely
De echte vraag: kun je op je data vertrouwen wanneer het erop aankomt?
Governance draait om betrouwbaarheid. Niet alleen op rustige werkdagen, maar juist wanneer er iets misgaat terwijl de werkdruk al hoog was. Denk aan ransomware, malware of een grote escalatie waarbij je data terug moet zetten.
Dan moet je binnen seconden weten:
- waar bedrijfsdata precies staat
- of die veilig is
- en hoe je de situatie kunt herstellen
Zonder inzicht en structuur wordt zo’n hersteloperatie traag, onzeker en risicovol.
Governance is het besturen van je data
Veel organisaties gebruiken de term governance, maar vullen het niet concreet in.
Floris vat het eenvoudig samen: “Governance is het besturen van je data.”
Dat betekent dat je weet wat je hebt, wie erbij kan en waar het wordt gedeeld. En dat je je processen zo inricht dat fouten zoveel mogelijk worden voorkomen. Geen theoretisch model, maar praktisch dagelijks gedrag dat je begrijpt en organiseert.’
De Data Governance Scan: zes dagen onderzoek, één dag klanttijd
De Data Governance Scan is speciaal ontworpen om snel en efficiënt een volledig beeld te geven van je Microsoft 365-omgeving zonder je organisatie te belasten.
Floris: “We hebben vijf dagen nodig voor de analyse, maar van de klant zelf ongeveer één dag. Ideaal voor organisaties die druk zijn.”
Wat DataRely precies onderzoekt
Tijdens de scan wordt onder andere in kaart gebracht:
- waar data zich bevindt binnen Microsoft 365
- wie toegang heeft tot welke informatie (inclusief externen en oud-medewerkers)
- of er persoonsgegevens op verkeerde plekken zijn opgeslagen
- hoe Teams, SharePoint en groepen zijn ingericht
- hoeveel data er wordt gedeeld met externen
- waar risico’s op over-sharing ontstaan
- en of je data bij escalaties snel en betrouwbaar kan worden teruggezet.
Wat je daarna ontvangt
De scan levert een concreet eindproduct op dat direct toepasbaar is:
- Een security scoringscard
Je ziet precies hoe je organisatie scoort op dataveiligheid en governance, inclusief vergelijking met organisaties van vergelijkbare omvang. - IST en SOLL
De huidige situatie wordt naast een gewenste situatie gelegd met een helder stappenplan om verbeteringen door te voeren. - Overzichtelijke datasheets
Alle bevindingen worden helder en gestructureerd weergegeven. - Concreet verbeterplan voor korte én middellange termijn
Je weet wat je morgen kunt oppakken én wat structureel moet worden ingericht. - Automatisch opschoonadvies
Je ontvangt aanbevelingen voor lifecycle management, essentieel om Teams, SharePoint en M365-groepen netjes en veilig te houden. - Een rapport dat door veel organisaties wordt gebruikt als intern handboek
Het rapport is niet alleen een analyse, maar een praktisch document waarin organisaties steeds opnieuw teruggrijpen voor databeheer en procesoptimalisatie.
Het begint altijd met een kosteloze sparsessie
DataRely start elke scan met een vrijblijvend strategisch gesprek.
In dat gesprek krijg je al een eerste indruk van de risico’s die je loopt en we delen inzichten over hoe dit op te lossen. Het is dé manier om zonder verplichting te ontdekken hoeveel grip je werkelijk hebt op je data.
De investering
De Data Governance Scan is een slimme investering die zich eenvoudig terugverdient in:
- procedures die in lijn zijn met ISO en NIS2
- verminderd risico
- betere AVG-borging
- lagere beheerkosten
- en vooral: rust en controle
De vraag is niet óf je risico loopt. De vraag is hoeveel.
Zonder governance is Microsoft 365 een zwarte doos. Je werkt erin, maar je hebt geen zicht of nog erger, gebrek aan controle op wat er onder water gebeurt.
Met de Data Governance Scan krijg je dat inzicht terug.
Heldere data.
Heldere verantwoordelijkheden.
Heldere risico’s.
Benieuwd hoe jouw Microsoft 365-omgeving er écht uitziet?
De eerste stap is een kosteloze sparsessie.
Eén gesprek laat je zien wat je nu nog niet ziet, maar wel zou moeten weten.
