‘We hebben als bedrijf een goede samenwerking met onze Franse aandeelhouder. Deze heeft, net als wij, datasecurity hoog in het vaandel staan. Vanuit die hoedanigheid zijn we aan de slag gegaan met kijken naar onze eigen security. En dat was het moment dat DataRely in beeld kwam.’ Aan het woord is Sabine ten Holder, operationeel directeur bij Flexfamily, een organisatie die zich heeft ontwikkeld tot een familie van zelfstandig opererende en elkaar erkennende specialisten op het gebied van human capital oplossingen.
Verbeterplan rondom dataveiligheid
‘Het is alweer vier jaar geleden dat ik in mijn huidige rol terechtkwam. Destijds hebben we, vanuit het oogpunt van continuïteit, nog een Citrix-omgeving geïmplementeerd’, vult Gertjan Besselink, IT-specialist bij het bedrijf aan. ‘En dat was achteraf maar goed ook, want dat was in 2019, nét voordat de coronaperiode uitbrak. Maar dat wisten toen natuurlijk nog niet. In 2021 hebben we, als vervolg op een verbeterplan dat zich richtte op security, de volgende stap gezet op dit vlak. We hebben destijds belangrijke zaken opgepakt en we hebben voortgeborduurd op de moderne werkplek. In dit tijd gebruikten we een pakket als Office 365 vooral nog voor e-mail, maar die functionaliteiten werden, mede als gevolg van het hybride werken, al snel uitgebreid met bijvoorbeeld Teams, Yammer, SharePoint en meer. Toen kwam het moment dat we besloten dat we, samen met een Nederlandse partij die hier kennis van had, aan de slag wilden met de snel groeiende hoeveelheden data onze omgeving. En dan met name met de veiligheid ervan.’
DataRely voelde als betrouwbaar
Sabine: ‘Via een wederzijds contact kwamen we met Floris van Miert van DataRely in gesprek. We hadden al vrij snel het gevoel dat dit idd wel een betrouwbare partij is. Het eerste contact ging heel soepel, Floris begreep snel wat we nodig hebben. En dat vond ik knap, want de samenwerking met een totaal van twaalf bedrijven die als één familie fungeren, maakt onze situatie complexer dan gemiddeld. Ik kan niet anders dan zeggen dat Floris heel vlot en correct overkwam. En daarnaast bleek ook dat afspraak echt afspraak is. Dat vind ik prettig in een samenwerking.’
‘Klopt’, zegt Gertjan, ‘dat was precies zoals we hoopten en verwachtten. Bovendien merkte ik, vanuit mijn technische rol, ook dat er veel kennis aanwezig was. We hoefden, bij wijze van spreken, maar een half woord te zeggen en Floris vulde de rest op een goede manier aan. Naast het feit dat ik als IT-specialist in vaktermen met hem kon communiceren, was hij erg goed in staat om in gewoon Nederlands de anderen mee te nemen die wat minder technisch onderlegd waren. Dat deed hij keurig.’
Tijdens de scan
Gertjan vervolgt: ‘Tijdens deze scan keek men vanuit DataRely daadwerkelijk in onze digitale omgeving’, vervolgt Gertjan. ‘Met speciale tooling werd onze omgeving, en het beleid daaromtrent, gescand. Daarnaast werden er interviews op locatie gehouden waarin gericht de nodige vragen gesteld werden. Tussentijds hebben we de resultaten van de scans en de interviews in mogen zien. Het werd allemaal heel tastbaar gemaakt voor ons als opdrachtgever en dat werkte gewoon goed.’
De resultaten van de scan
Gertjan: ’Na de scan werd duidelijk dat er, zoals verwacht, ruimte voor verbetering was. Zo kwamen bepaalde keuzes die we in het verleden gemaakt hebben er nu uit als een risico. Dat ging vooral over zaken op beleidsniveau zoals bijvoorbeeld het wel of niet delen en/of laten verlopen van bepaalde links of Teams-omgevingen met externen. Tijdens corona zijn, zoals bij veel andere organisaties, de regels hier en daar wat versoepeld zodat er goed thuisgewerkt kon worden, ook met externe partijen. Inmiddels is het tijd om deze afspraken weer wat strakker neer te zetten en dat hebben we dus ook gedaan. Een ander voorbeeld gaat over onze Citrix-omgeving waar we, conform ons beleid, op dit moment nog het meeste bestanden in opslaan. Uiteindelijk willen we dit via de cloud in SharePoint gaan doen. We zien dat onze collega’s zich hier al steeds meer op richten. Tegelijkertijd zien we Teams-omgevingen staan die leeg zijn of vol met data maar wel onbeheerd zijn, omdat de oprichter ervan uit dienst is of anderszins niet meer betrokken. Kortom, daar ontstaat een nieuw gevaar omdat we daarin, bij een toepassing op grotere schaal, het overzicht zouden kunnen verliezen. Op dit moment is het probleem overigens nog niet zo groot, omdat dit alleen door tijdelijke werkgroepen wordt gebruikt. De rest van de documenten worden nog opgeslagen in de mappenstructuur van Citrix. Maar als we deze op een later moment wél meer via SharePoint gaan bewaren dan moet hier een duidelijk beleid voor geschreven worden. Het is goed om daar nu al mee bezig te zijn.’
De concrete verandering na inschakeling van DataRely
Gertjan: ‘We merken dat we, sinds de samenwerking met DataRely gestart is, veel bewuster met onze data omgaan. En dat wilden we ook toen we met de moderne werkplek aan de slag gingen. Het laaghangend fruit is, bij wijze van spreken, geplukt en als we op een later moment daadwerkelijk naar SharePoint gaan dan zijn duidelijke afspraken hieromtrent een vereiste. Inmiddels beschikken we ook over de kennis om dit goed in ter richten.’
De leerschool ná corona
Sabine vult aan: ‘Klopt. We houden nu nog even aan de Citrix-omgeving vast vanwege diversiteit en complexiteit van de aangesloten bedrijven. Het is, alles bij elkaar, een hele stap om dit anders aan te gaan pakken. We werken in totaal met zo’n 200 fte en elke bedrijf kent zijn eigen structuur en complexiteit van dienstverlening. De datascan van DataRely geeft een bevestiging van dat wat al een tijdlang in ons hoofd zat. We waren eigenlijk wel op de hoogte van hetgeen nu uit het rapport terugkomt. Maar nu het als zeer bruikbare houvast zwart op wit staat is dat tóch fijn om mee aan de slag te gaan.’
Interne draagkracht
‘En dan niet alleen met de technische inrichting, maar ook met het meenemen van de collega’s zodat er intern voldoende draagkracht ontstaat. Want daar kan een project ech mee staan óf vallen’, aldus Gertjan. ‘Wat, tot slot, ook nog opviel in de samenwerking met DataRely waren de heldere aanwijzingen. We hoefden feitelijk alleen te doen wat ze vroegen, want hun vraagstelling en de bijbehorende instructies waren heel pragmatisch en dús werkbaar.’
Geen kaders en open houding
Sabine: ‘We hebben bewust geen kaders gesteld vooraf en zijn dit project heel open tegemoet getreden. En dat werkte heel prettig, mede ook doordat de professionals vanuit DataRely ons goed begrepen en heel benaderbaar waren. Ze namen een adviserende rol aan en dat beviel ons. Tot slot wil ik nog benadrukken dat het allemaal snel verliep: binnen vier weken na aanvang van het traject lag er een duidelijk verhaal waar wij praktisch mee vooruit konden.’
Ook aan de slag?
Alleen ga je sneller. Maar samen kom je nog altijd verder. Dat blijkt wederom uit bovenstaand verhaal. Even sparren? Of die lastige casus bespreken? Bel met 085 00 63 36 of stuur een e-mail naar info@datarely.nl. Even snel ons contactformulier vullen kan natuurlijk ook. We kijken uit naar je bericht!
